Aktivitetsrapport er et hjelpemiddel i Timepl@n som ble ønsket av og laget for instituttlederne for at de best mulig skal kunne styre ressursene på eget institutt.

Som en hovedregel skal alle data i aktivitetsrapport importeres fra andre systemer, undervisninger fra Tp, veiledninger fra FS og publikasjoner fra Cristin.

Alle kan åpne sin aktivitetsrapport, velge kalenderår og se hva som automatisk er registrert av undervisnings- og veiledningsaktiviteter på seg selv.  Fakultetet legger også inn noen administrative oppgaver som gir uttelling, og i tillegg kan man selv legge inn informasjon i et eget felt til instituttleder, eller legge inn timer ut fra ulike sekkeposter (se avsnitt om Sekkeposter).  Instituttleder kan se den enkeltes rapport samt samlet oversikt for sitt institutt. Således er aktivitetsrapporten et verktøy for ressursplanlegging ved instituttet. Aktivitetsrapporten har et godt internt informasjonssystem og tar hensyn til alle vektinger for undervisningsrelaterte oppgaver.

I Aktivitetsrapport er det mulig å hente ut ulike rapporter om aktivitet på fakultetet og hver av fakultetene. Rapportene tar hensyn til at ulike typer undervisning skal vektes forskjellig. Se dokumentet om Uttelling undervisningsrelatert oppgaver  for en nøyere beskrivelse av hvordan vekting, stillingstyper og undervisningsandel blir tatt hensyn til i Aktivitetsrapport.

Kommentar til instituttleder

Vi erkjenner at ikke all aktivitet en underviser gjør i løpet av et år vil være registrert i disse systemene og derfor har hver underviser en mulighet til å skrive inn korte kommentarer om egen aktivitet som de mener er viktig for å få et korrekt bilde av aktiviteten, se skjermbilde under.

Man kan legge til og endre på kommentaren i løpet av hele året den gjelder for. Når året er omme er det meningen at man skal signere for at kommentarer og andre opplysninger som fremkommer i rapporten er riktige. Dette gjør man ved å trykke på knappen Signér.... Etter at aktivitetsrapporten er signert kan man ikke lenger endre på kommentarfeltet.

Ikke-honorert undervisning gitt til andre fakultet/institusjoner

I tillegg til fritekst kommentarfelt har underviserne mulighet for selv å registrere "Ikke-honorert undervisning gitt til andre fakultet/institusjoner", se under.



 

Undervisning

All undervisning som listes opp under denne posten hentes direkte fra det felles timeplansystemet Tp på NTNU, og gjelder for valgt år.

Dersom du savner en undervisning, er ikke undervisningen korrekt registrert. Ta i disse tilfellene direkte kontakt med sekretæren for semesteret/emnet undervisningen din er i. Du finner hvem som er sekretær øverst på timeplanen til emnet/faget.

Se dokumentet Veileder for uttelling av undervisning og sensur_2019-20.pdf for en beskrivelse blant annet av hvordan vektede undervisningstimer blir tatt hensyn til.

Undervisningsadministrative oppgaver

Undervisningsadministrative oppgaver er administrative oppgaver man har hatt i tilknytning til undervisning for eksempel semesterleder/koordinator og emneansvarlig.



Dersom du har utført undervisningsadministrative oppgaver som ikke er opplistet her, kan du godt legge inn disse samt et estimert timetall som en kommentar til instituttleder.

Sjekk også om det finnes en sekkepost du kan benytte for å føre timer. For eksempel gir å være semesterkoordinator i IID uttelling på 100 timer hvis du fører det som en sekkepost. Se mer om sekkeposter i Aktivitetsrapporten i eget kapittel nedenfor.

Veiledning

Her vises alle oppgaver du er veileder for. Det er kun veiledninger som er utført for studenter ved MH som gir uttelling i aktivitetsrapporten. Dersom du har jobbet mye med å veilede studenter som ikke tilhører MH, kan du godt legge inn dette som en kommentar til instituttleder.

Klikker du på oppgavens tittel, vil du få se en skjematisk oversikt som beskriver veiledningsforholdet mellom studenten og veilederne.

En veiledningsperiode strekker seg fra studenten blir opptatt frem til disputas eller annen avslutning inntrer. Veiledningsarbeid krediteres med et visst antall timer som fordeles utover veiledningsperioden til kreditten er oppbrukt og vi har valgt å kalle dette for kredittperioden. I mange tilfeller vil kreditten være oppbrukt før veiledningsperioden er over og det kan være årsaken til at aktive veiledningsforhold ikke vises i din aktivitetsrapport. Sjekk gjerne i aktivitetsrapporten for tidligere år om dette kan være tilfelle. Kredittperioden er altså avhengig av studentens progresjon. Hvor mange timer per år en veileder får er avhengig av studentens progresjon og den prosentvise fordelingen mellom veilederne.

PhD- og masteroppgaver hentes fra Felles studentsystem (FS). Vi importerer disse til Aktivitetsrapporten minst fire ganger i året. Hovedoppgave, sommerstipend, forskerlinje og studentstipend registreres fortløpende av studieseksjonen og forskningsseksjonen.

Dersom du har et veiledningsforhold som ikke kommer opp på denne lista, sender du en epost til veiledning@medisin.ntnu.no og beskriver hvilke studenter og hvilke typer oppgaver du savner.

 

Forskningsresultater fra Cristin

I dette feltet listes alle dine publikasjoner som er registrert i Cristin for det valgte år. Informasjonen hentes direkte via et søk i Cristin.
 

Ansvarsområder

Alle data som fremkommer i Aktivitetsrapporten er resultatet av et tverrseksjonelt samarbeid. Både Studieseksjonen, Forskningsseksjonen, Personal- og økonomi-seksjonen og IT-/infrastrukturseksjonen deltar i samarbedet.
 

Registrering av veiledninger

Registrering av veiledning (for registreringsansvarlige)

• Lage ny veiledning
• Administrere veiledning

Sekkeposter

Hva er en sekkepost?

Sekkeposter er aktiviteter som ikke kan legges i en klart definert kategori, men som samles i en fellesbetegnelse. I aktivitetsrapporten brukes sekkeposter for å samle undervisningsrelaterte aktiviteter som gir uttelling for en ansatt i form av timer. Sekkeposter hentes ikke automatisk av systemet (import fra FS, Frida med mere), men legges inn av en bruker.

Det er forskjellige typer sekkeposter og du kan bruke samme sekkeposten flere ganger til å gi timeuttelling for aktiviteter. Noen sekkeposter er det knyttet et fast antall timer til, mens andre kan settes "etter behov" (variable).

De fleste typene sekkeposter legges til (eller endres) av instituttene selv (instituttledere eller andre som har behov for å legge til aktiviteter), mens noen kan bare legges til av instituttleder eller en annen med tilsvarende rettighet til å redigere en ansatts aktivitetsrapport.

Sekkepost-typene gjelder spesifikke år. For eksempel kan det tenkes at f.eks. sekkepost-typen "Lage ekstra FVO-oppgaver" er tilgjengelig for 2012 men ikke for 2013. En sekkepost-type kan dessuten tenkes å gi forskjellig uttelling for ulike år eller de kan ha andre forskjeller fra år til år.

I aktivitetsrapporten i Timeplan ligger innlagte sekkeposter som en egen bolk i oversikten over egne aktiviteter (Min aktivitet) eller andres aktiviteter  (Andre ansatte og (Ansatte ved institutt). Uttelling summeres nederst i bolken i form av timer (som for de andre aktivitetsbolkene).

Bruke en sekkepost for å føre timer for en undervisningsrelatert aktivitet

I Min aktivitet ligger en oversikt sekkeposter som du har benyttet til å gi deg timemessig uttellling. Du kan i etterkant redigere sekkeposter du har opprettet, ved å trykke på"rediger"-knappen til høyre for hver enkelt sekkepost (hvis det er opprettet noen) i Min aktivitet. Hvis du ønsker å se tidligere eller senere års sekkeposter, velges du år i nedtrekksmenyen øverst på sida og trykker Vis.

Du kan opprette nye sekkeposter. Sekkeposter som noen annen (les studieseksjonen) har opprettet for deg vil det bare være de som kan redigere.

Under lagre-knappen er det en oversikt over sekkeposter det er mulig å opprette. Sekkeposter som bare studieseksjonen kan legge til vises ikke her. Merk at når du legger til sekkepost (ved å trykke Legg til sekkepost i Min aktivitet), er det året som er valgt i nedtrekksmenyen øverst på siden som blir valgt.

Når du velger en sekkepost i nedtrekksmenyen, vil timeuttelling vises i grått hvis sekkeposten har fastlagt timeuttelling, for å indikere at det ikke kan endres. Hvis den har variabelt antall timer er timefeltet redigerbart.

Når du har opprettet en sekkepost, vil denne dukke opp som en ny linje i sekkepost-bolken i Min aktivitet, sammen med en beskjed om at en sekkepost er opprettet. Hvis en sekkepost er redigert vil du se i sekkepost-bolken i Min aktivitet at den aktuelle sekkeposten er forandret, og du får en beskjed om dette øverst i bolken.

Bruke sekkeposter til å gi andre ansatte uttelling for en aktivitet

Fanen Administrer sekkepost gir mulighet til å legge til og redigere sekkeposter for andre. I nedtrekksmenyen ligger bare de sekkepostene det er mulig å legge til på vegne av andre. Under lagre - og endre - knappene er det en oversikt over slike sekkeposter som er tilgjengelig. Det er bare den som la til sekkeposten - på vegne av noen, som ser den aktuelle sekkeposten i Administrer sekkepost. Personen du har lagt til sekkeposten på vegne av, vil se denne i Min aktivitet, men kan ikke redigere den. Det er det bare du som "administrator" som kan.

Sekkeposter som bare kan brukes til å gi deg selv uttelling, (og som ikke "overordnede"  kan legge til på vegne av deg), vises IKKE her.

Når du velger en sekkepost i nedtrekksmenyen, vil timeuttelling vises i grått hvis sekkeposten har fastlagt timeuttelling, for å indikere at det ikke kan endres. Hvis den har variabelt antall timer er timefeltet redigerbart.

Når du har opprettet eller redigert en sekkepost på vegne av et institutt, kommer du til en kvitteringsside som viser den nye - eller redigerte sekkeposten.

For å redigere sekkeposter tilordnet en annen trykker du på knappen Endre sekkeposter.  Da kommer du til en side der du kan søke etter sekkeposten(e) du ønsker å endre på. Du kan angi år, type sekkepost eller ansatt, eller en kombinasjon av disse.

Hvis du f.eks. har søkt etter sekkepost-typen "Muntlig eksaminasjon" får du opp følgende skjermbilde:

Du kan nå velge en av sekkepostene. Gjør du det, kommer du til redigeringsbildet ((se overfor)). Merk at hvis du f.eks. søker på året 2018 og personen Anne Jensen vil bare de sekkepostene du kan legge til på vegne av andre dukke opp, selv om det finnes sekkeposter dette året for denne personen!

Du kan trykke på fanene Andre ansatte eller Ansatte ved institutt for å finne igjen den tillagte eller endrede sekkeposten. Du velger riktig person og år i nedtrekksmenyene og trykker Vis. For å vise eventuelle sekkeposter denne personen er tillagt i et annet år, endrer du bare år i nedtrekksmenyen.

Instituttrapporter

De seks første rapportene viser antall timer som ansatte har utført for ulike institutt, i form av undervisninger, veiledninger og undervisningsadministrative oppgaver, samt fordelingen mellom undervisning og veiledning. Disse timene er importert automatisk fra studiesystemene Tp og FS. Undervisninger er gruppert på undervisere, emne/semesternavn og/eller undervisningstype, og veiledninger er gruppert på veileder.

I rapportene vises vekta timer som en egen kolonne. Denne viser antall utførte timer inkludert forberedelser. Ulike undervisnings - eller veiledningstyper krever ulik grad av forberedelse og vektes forskjellig. For eksempel vektes "Uketjeneste og øving på medisinstudiet" med vekten 3. Det betyr at en undervist time gir 3 timer uttelling i aktivitetsrapporten (se kapittel om Vekting).

Rapporten "Ledig tid" viser forholdet mellom utførte timer og forventede antall undervisnings - og veiledningtimer. Det er tatt hensyn til at ansatte har ulik stillingsandel og undervisningsplikt. Fordelingen mellom undervisningstimer, veiledningstimer og und.adm.oppgaver vises også her.

Rapporten "Emner" viser antall undervisningstimer fordelt på ulke emner/semesternavn i regi av valgt institutt, eller en ansatt tilknyttet dette instituttet (kan velge en av delene i menyfane i rapporten).

Fakultetrapporter

De tre første rapportene viser antall timer og vektede timer undervist (se avsnittene Instituttrapporter og Vekting) ved de enkelte institutt, for de enkelte emnene og for hver undervisningstype. I prosentkolonnene framkommer hvert institutts andel av fakultetets totale timeantall og vektede timeantall.

Rapporten "Veiledninger per veileder" viser antallet veiledningstimer med og uten forberedelser (vektet eller ikke) for de enkelte institutt, og rapporten "Administrative oppgaver for alle institutt" viser utførte timer fordelt på instituttene på fakultetet.