Table of contents
Reservering av undervisning foregår i et eget skjema som vist nedenfor.
Registreringsskjema
Bestillende organisasjon
Først må en spesifisere hvilken organisasjon undervisningen registreres for. For undervisning er dette så godt som alltid DMF.
Tittel
Hver enkelt undervisning ha en beskrivende tittel. Tittel bør være kort og konsis, men likevel forklarende nok til at studentene vil forstå hva undervisningen gjelder.
Dato og klokkeslett
Dersom undervisningen kun skal gjennomføres en gang, velger man dato ved hjelp av datovelger. Dersom undervisningen skal gjennomføres flere ganger til samme tid, kan man velge å legge den inn som en repeterende undervisning ved hjelp av velgeren for repeterende hendelser.
Tidspunkt og varighet spesifiseres ved hjelp av 'Fra' og 'Til'-feltene.
Rom
Rom for undervisningen reserveres ved å benytte knappen 'Ledige rom', som bringer opp romvelgeren, som viser tilgjengelige rom på valgt dato(er) og tidspunkt. For at denne funksjonaliteten skal virke etter intensjonen må dato(er) og tidspunkt velges før rom velges.
Undervisningstype
Undervisningstype må spesifiseres. Man kan velge blant Forelesning, Seminar, Øving, PBL, Klinikk, Uketjeneste, Lege-pasientkurs eller Annet. Det er viktig å velge korrekt undervisningstype slik at undervisere får korrekt uttelling for undervisningen.
Undervisere
Undervisere angis ved å trykke på 'Velg underviser' og deretter bruke personvelgeren. Man kan også endre rangeringen av underviserne. Dette er viktig for å sikre at underviserne får korrekt uttelling for undervisningen. F.eks. blir ledere av et seminar (øverste person på lista) vektet på en annen måte enn en underviser som er med på seminaret.
OBS: For undervisningstypen PBL skal alle veiledere legges til som undervisere på samme måte som for andre undervisningstyper.
Dersom en eller flere undervisere ikke finnes i systemet, bør man legge inn instituttenes NN-brukere som underviser - er personen innleid av IKM, brukes f.eks. NN_1 IKM. I tillegg kan man om ønskelig spesifisere hvem personen(e) er som en fotnote.
Semester
Semesteret som skal stå som hovedsemester for undervisningen velges i feltet 'Velg Semester', mens eventuelle andre semester som skal følge undervisningen velges i feltet 'Velg ekstrasemester'. Her kan det velges flere semester ved å velge flere ganger fra listen. For å slette et semester markerer du den i listen som inneholder valgte semester og trykker deretter på søppelbøttesymbolet.
Grupper
Enkelte semester har en del gruppeundervisning. Etter at man har valgt semester, er det mulig å velge hvilke grupper denne undervisningen skal gjelde for. Gruppene som kommer opp når man trykker 'Velg grupper' er kun de grupper som eksisterer for valgt semester. Gruppeundervisning kan ikke benyttes dersom undervisningen gjelder flere semester.
Fotnote
Eventuelle fotnoter legges til i feltet 'Fotnote'. Fotnoter skal være korte og konsise (bør ikke overstige ca 100 tegn). Fotnoter bør f.eks. benyttes til spesifisering av instituttenes NN-brukere, rom som ikke finnes i Timepl@n etc.
Bestille
Når all informasjon er lagt inn, klikker man på 'Bestill' for å foreta bestillingen, eventuelt kan skjemaet nullstilles ved å trykke på 'Forkast endringer'.
Dersom det mot formodning skulle inntre en konflikt (f.eks. at noen har rukket å bestille et av rommene du har valgt mens du holdt på med registreringen), blir et konfliktskjema presentert. Det finnes forskjellige konflikter - noen er overstyrbare, andre ikke. Løs opp i konflikten(e) etter beste evne og gjør et nytt forsøk på gjennomføring av bestillingen.
Kvittering
Når en bestilling er foretatt, vil du motta en kvittering med de registrerte opplysningene som vist:
Her kan du videre redigere registrerte opplysninger ved å trykke på en gitt dato. I tillegg kan man se på timeplanen for et gitt semester ved å trykke på semesternavnet, samt se registrert informasjon om rom ved å trykke på romnavn (KBS11 i dette eksempelet).
Endre eksisterende undervisninger
For å endre en undervisning i ettertid, kan man enten velge en dato i kvitteringen, eller man kan eventuelt gå inn via timeplanvisningen. Det som er viktig å legge merke til er listen av dato(er) nederst. Det er kun de avmerkede datoene som vil bli endret på, så hvis du gjør endringer på en reservasjon med flere datoer, må du se etter at de datoer som skal endres er avmerket.
Dato kan kun endres så lenge du merker av en enkelt dag, merkes to eller flere datoer i reservasjonen, vil det bli meningsløst å endre dato på flere dager i ett.
Når du endrer datoer som er del av en repeterende bestilling, er det også verdt å legge merke til at sålenge de avmerkede datoer har samme tidspunkt, vil du kunne merke og endre tidspunkt på flere datoer samtidig. Merkes derimot datoer der undervisningen har ulike tidspunkt, vil ikke tidspunkt kunne endres.
Legg også merke til at det ikke er mulig å endre semestertilknytning, undervisningstype o.l. med mindre alle datoer er valgt. Husk at en repeterende undervisning plutselig ikke er så repeterende hvis den har helt ulike tidspunkt og intervall fra gang til gang.