Dette er et forsøk på å oppsummere de ulike trinnene i prosessen med å gjennomføre en FVO eksamen ved DMF. Denne oppsummeringen har hovedfokus på den delen av prosessen som skjer i tilknytning til FVO databasen. Det finnes andre dokumenter fra studieseksjonen som beskriver hele prosessen i helhet, se lenger ned.

Opprette eksamen i databasen

Eksamen opprettes av IT-seksjonen. Send en epost til drift@medisin.ntnu.no dersom du er leder for en eksamenskommisjon og du ikke finner din eksamen i basen. Når du får beskjed om at eksamen er opprettet kan du logge inn i databasen å sjekke at eksamensdato er rett og at alle kommisjonsmedlemmene er lagt til. Kommisjonen kan selv endre eksamensdato. Dersom det er andre feil, send mail til drift@medisin.ntnu.no.

Lage oppgavegrupper

Det første som må gjøres er å lage oppgavegrupper. Alle prøver og eksamener er bygd opp av en eller flere oppgavegrupper som inneholder oppgavene. På eksamen velger mange å lage oppgavegrupper som svarer til fagområder siden det gjør det lettere å få oversikt over hele eksamenen.

Legge inn oppgaver

Når man har lagt til minst en oppgavegruppe kan man begynne å legge inn oppgaver på eksamen. Oppgaver som er lagt til på en eksamen kan ikke endres av oppgaveansvarlig før etter at eksamen eventuelt er ferdigstilt.

Fagfelleevaluering

Dersom det skal gjennomføres fagfelleevaluering venter man med å kvalitetssikre oppgavene til etter fagfelleevalueringen. For å holde rede på hvilke oppgaver man har vurdert og gjort eventuelle endringer på, kan man markere oppgaven som klar til fagfelleevaluering. Selve fagfelleevalueringen er koordinert for alle eksamener i samme semester.

Kvalitetssikre hovedspråk

Kvalitetssikring av oppgaver kan gå parallelt med at man legger til flere oppgaver (se fagfelleevaluering over).  Eksamenskommisjonen kan fritt endre alle oppgaver som er med på en eksamen uten å involvere oppgaveansvarlig. Det kan være lurt å vente med selve kvalitetssikringen til etter at man har fått tilbakemeldinger fra studenter som leser gjennom settet og eventuelle opprettinger er gjennomført.

Oversette oppgaver

De fleste eksamener skal være tilgjengelig på både bokmål og nynorsk og i noen tilfeller også på engelsk. Eksamenskommisjonen har ansvar for at oppgavene blir oversatt til de målføre og språk som kreves i hvert enkelt tilfelle. Dersom nye personer skal inn i basen for å gjøre oversetterarbeid bør IT-seksjonen kontaktes i god tid på drift@medisin.ntnu.no for å sikre at tilgang er i orden. Husk at ingen oppgaver kan oversettes før hovedspråket er kvalitetssikret.

Ferdigstille eksamen

Når alle oppgaver er ferdig kvalitetssikret på alle språk er det på tide å ferdigstille eksamenssettet. Ferdigstillingen kan IKKE angres og dersom det oppdages feil etter at ferdigstillingen er utført vil det medføre mye manuelt arbeid og få rettet opp i det. Vær derfor nøye med å sjekke at alt er rett før ferdigstilling utføres.